Làm cách nào để tận dụng tối đa Phần mềm quản lý dự án?

Bất cứ ai tham gia quản lý dự án sẽ thừa nhận muốn có một cách đơn giản và tốt hơn để xử lý khối lượng công việc.

• Cố vấn của Google về các liên kết ngược spam
• 3 cách để tối ưu hóa nội dung của bạn cho tìm kiếm bằng giọng nói
• Tối ưu hóa trang web tin tức: 5 phương pháp hay nhất về SEO

Có rất nhiều tùy chọn phần mềm quản lý dự án trên mạng có thể làm điều đó! Tuy nhiên, khi nói đến việc áp dụng PM phần mềm, nhiều nhân viên hoặc là do dự, thờ ơ hoặc hoài nghi về việc sử dụng phần mềm này.

Như một kết quả của suy nghĩ sai lầm như vậy, PM phần mềm không đáp ứng mong đợi của mọi người.

Để tránh các khái niệm sai lầm và khai thác tối đa phần mềm quản lý dự án của bạn, hãy xem xét các mẹo hữu ích sau đây:

1. Tìm một hệ thống phù hợp với tổ chức của bạn

Có rất nhiều PM giải pháp phần mềm ra khỏi đó, với một số là phức tạp hơn những người khác. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để quản lý các tác vụ, chia sẻ tệp và hợp lý hóa giao tiếp, hãy tránh xa các hệ thống cung cấp quá nhiều tính năng bổ sung, Nếu nhóm của bạn có thể hưởng lợi từ điều gì đó đơn giản, tránh các tính năng như quản lý tài nguyên và báo cáo và đe dọa họ.

Lý do số một tại sao các công ty đấu tranh với việc áp dụng một PM phần mềm ở nơi đầu tiên là nó vốn đã khó sử dụng. Các giải pháp cung cấp khả năng cấu hình tự động và quy trình làm việc với thông minh tích hợp sẽ luôn giành được trái tim. Cho dù bạn có thể quyết định phần mềm PM nào, hãy đảm bảo bạn cung cấp cho nó một ổ đĩa thử nghiệm tốt để việc sử dụng nó đơn giản và đòi hỏi sự hỗ trợ rất ít từ bộ phận CNTT.

2. Giải pháp tối ưu hóa cho thiết bị di động là lý tưởng

Các công cụ PM được tối ưu hóa cho người dùng di động có xu hướng hiệu quả và hiệu quả hơn và điều này cho phép nhóm của bạn sử dụng phần mềm để cộng tác và chia sẻ thông tin qua máy tính bảng và điện thoại thông minh của họ. Tối ưu hóa di động cho phép các thành viên trong nhóm được đặt ở bất kỳ đâu và trong bất kỳ múi giờ nào để truy cập thông tin được yêu cầu. Tối ưu hóa thiết bị di động là một tính năng linh hoạt giúp thúc đẩy khả năng làm việc từ xa và cũng tăng năng suất.

3. Cho phép tích hợp với các ứng dụng khác

Trong hầu hết các kịch bản văn phòng, việc thu thập dữ liệu dự án có liên quan trong phần mềm PM chỉ là một phần của giải pháp hoàn chỉnh. Có thể chia sẻ và chuyển dữ liệu với các ứng dụng khác hoàn thành quá trình.

Thật may mắn, nhiều giải pháp quản lý dự án dựa trên đám mây cung cấp các tính năng chia sẻ dữ liệu ngoài hộp được cung cấp bởi các ứng dụng như QuickBooks, Microsoft Project, v.v.

4. Vẫn còn thực tế trong mong đợi của bạn

Phần mềm quản lý dự án tự động hóa và hỗ trợ các quy trình PM duy nhất. Nó không thay thế chúng! Phần mềm PM thường không phân phối được vì những kỳ vọng sai lầm trước đó đã được giữ. Tất cả phần mềm dự án đều cung cấp ba chức năng quan trọng: quản lý và thu thập dữ liệu, vẽ đồ thị và báo cáo và hỗ trợ quyết định.

5. Tranh thủ một thành viên trong nhóm để vô địch công cụ

Một trong những yếu tố thiết yếu trong việc đạt được ROI tối đa trong một dự án là việc áp dụng hoàn toàn phần mềm cho toàn bộ nhóm. Để đảm bảo điều này xảy ra, bạn cần phải tranh thủ sự giúp đỡ của một người nào đó trong quản lý để trở thành người dẫn đầu trong việc quảng bá công cụ này.

Đây sẽ là một người có thể đảm bảo mỗi người chơi của đội có thể cung cấp đầu vào của họ vào việc lựa chọn công cụ và cung cấp tài nguyên và đào tạo cho bất cứ ai cần nó. Người này sẽ sử dụng mũi nhọn cũng sẽ có thể mô hình hóa hành vi tốt nhất bằng cách sử dụng công cụ quản lý dự án trong các cuộc họp và đánh giá. Khi xác nhận mạnh là thiếu, giá trị của giải pháp sẽ giảm bớt.

Một công cụ quản lý dự án có thể cung cấp nhiều giải pháp cho nỗ lực dự án của bạn. Hãy liên lạc với ViduPM ngay hôm nay để tìm hiểu thêm.